Je verstuurt de officiële trouwkaarten idealiter 6 tot 8 weken voor de trouwdatum. Als je vooraf geen save the date hebt gestuurd, verschuif je dit moment naar 3 maanden van tevoren. De uiterste datum voor de gasten om te reageren, de rsvp-deadline, leg je vervolgens vast op 4 tot 5 weken voor de grote dag. Zo hebben jullie ruim de tijd om de definitieve aantallen stressvrij door te geven aan de feestlocatie en de cateraar.
Hieronder vind je de complete tijdlijn, handige vuistregels voor het berekenen van de juiste aantallen en een handige checklist voor de inhoud van jullie trouwuitnodiging.
Waarom is 6 tot 8 weken de gouden regel?
Door deze timing aan te houden, hebben jullie gasten voldoende tijd om hun agenda vrij te houden, eventueel vervoer te regelen of een overnachting te boeken. Tegelijkertijd zorg je ervoor dat de uitnodiging niet té vroeg op de mat valt, waardoor mensen de kaart in een la leggen en de datum alsnog vergeten. Wacht je korter dan 6 weken? Dan loop je het risico dat hechte familieleden of vrienden al andere plannen hebben gemaakt in hun weekend.
Begin vroeg met de voorbereiding en start 4 tot 6 maanden op voorhand
Hoewel de kaarten pas een week of zeven voor de bruiloft op de post gaan, begint de voorbereiding natuurlijk veel eerder. Het is slim om 4 tot 6 maanden voor de trouwdatum te starten met het zoeken, ontwerpen en bestellen. Dit geeft jullie alle ruimte om rustig een stijl te kiezen, een fysieke proefdruk aan te vragen en eventuele tekstfouten te corrigeren. Een vroege start voorkomt haastwerk en stress in de maanden waarin er al zo ontzettend veel geregeld moet worden.
Wat stuur je eerst: de save the date of de officiële trouwuitnodiging?
Om de planning voor iedereen soepel te laten verlopen, kiezen de meeste koppels voor twee verschillende postrondes.
De save the date is de eerste, informele aankondiging van jullie huwelijk. Je verstuurt deze kaart zodra de trouwdatum en de locatie definitief vastliggen, meestal zo’n 9 tot 12 maanden van tevoren. Dit is vooral onmisbaar als jullie trouwen in een druk zomerweekend of wanneer er gasten uit het buitenland moeten overvliegen. Op deze kaart hoeft nog geen gedetailleerd dagschema te staan, want jullie namen, de datum en de stad zijn voldoende. Bekijk onze save the date kaarten voor een mooi startpunt.
De officiële trouwuitnodiging volgt daarna dus rond de grens van 6 tot 8 weken voor de bruiloft. Dit is de kaart die alle praktische details bevat, zoals de exacte uren, de dresscode en de rsvp-instructies. Soms kiezen koppels ervoor om hier nog een los programmakaartje of een menukaartje aan toe te voegen.
Hoeveel trouwkaarten moet je bestellen?
Je berekent het juiste aantal eenvoudig door te tellen per huishouden en dus niet per persoon. Een stel of een gezin krijgt immers samen één envelop. Neem het totale aantal huishoudens en tel hier altijd 10 tot 15% extra kaarten bij op. Deze reserveer je voor vergeten relaties, schrijffouten op de enveloppen en natuurlijk een exemplaar voor jullie eigen plakboek.
Bij Tadaaz hanteren we staffelprijzen, wat betekent dat de prijs per stuk daalt naarmate je grotere aantallen bestelt. Direct iets ruimer inkopen is dus de slimste keuze.
De ideale checklist voor jullie trouwkaarten
Om de planning overzichtelijk te houden, kun je deze chronologische tijdlijn aanhouden:
- 9 tot 12 maanden vooraf: De save the date kaarten versturen naar alle daggasten.
- 4 tot 6 maanden vooraf: Stijlen vergelijken, online ontwerpen en een proefdruk aanvragen.
- 3 maanden vooraf: De definitieve bestelling van de trouwuitnodigingen plaatsen.
- 6 tot 8 weken vooraf: De enveloppen frankeren en de trouwkaarten officieel versturen.
- 4 tot 5 weken vooraf: De RSVP-deadline laten verlopen en eventuele laatkomers nabellen.
Wat zet je op een uitnodiging voor een huwelijk?
Zodra je start met de online editor, is het handig om een vaste checklist bij de hand te houden voor de tekst. Op elke trouwuitnodiging horen in elk geval de namen van het bruidspaar en de trouwdatum met het aanvangsuur te staan. Vermeld daarnaast de exacte locaties van de ceremonie en het feest.
Zorg ook dat heel duidelijk is voor welk specifiek dagdeel de gast is uitgenodigd. Dit voorkomt ongemakkelijke situaties bij de receptie of het avondfeest. Vergeet tot slot de dresscode en de contactgegevens van de ceremoniemeester niet. Veel stellen maken de kaart extra persoonlijk met een mooi citaat of een mooie foto van hun verlovingsshoot. Inspiratie hiervoor vind je bij onze trouwkaarten met foto.
Direct aan de slag met jullie ontwerp?
Direct aan de slag met jullie ontwerp?
Nu de planning en de timing helder zijn, kun je beginnen met het leukste gedeelte van het proces. In de webshop van Tadaaz pas je elk ontwerp moeiteloos aan naar jouw eigen smaak, van de lettertypes tot glanzende foliedruk. Blader door onze actuele collectie trouwuitnodigingen en vind de stijl die perfect aansluit bij jullie trouwdag.
